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收发文制度

 

为了加强公司收发文管理工作,提高收发文工作效率,参照《国家行政机关公文处理办法》,结合公司自身实际特制定本制度。

一、来文处理

(一)收文工作要求:党政办公室要确定专人负责对所有的来文、批件及其资料的登记和保管,并设置《收文登记薄》,按收文时间进行逐项编号登记。

(二)传阅文件:凡需班子传阅或主要领导阅示的文件,由办公室负责送达传阅。办理程序如下:党政办公室收文并制作送阅件→送董事长阅批→送总经理及分管领导→根据领导阅示送部门处理→部门处理并反馈处理结果→党政办收文存档。

(三)党政办公室人员应在当日完成登记、阅批、转交承办工作。

(四)所有收文由办公室分类分送公司领导和各部室备查,年终按编号分类存档。

二、发文处理

(一)发文程序:分管领导协调确定需要发文→部门拟稿→分管领导改稿和核稿→制作签批件→总经理审核→公司董事长签发→党政办公室打印→盖章人员复核→盖章→装订发送→存档,全过程党政办公室指定专人负责传送,同时实行签名制。

(二)涉法文件、函件需由公司法务工作人员或法律顾问审核无误后方可进入签批程序。

(三)发文必须坚持先核稿后签发,凡未经相关领导核稿,主要领导原则上不予签发。

(四)凡是公司名义的对外发文和上报县委、县政府的文件必须由公司主要领导签发。

(五)打印完毕后,按文件内容及时分发到所涉部门,时间不得超过1天。

(六)所有发文必须留有原件,由党政办公室归档。

(七)涉及公司商业秘密的发文应严格管理,责任到人,从严控制公司文件的印数和发送范围。

(八)发出的所有上行、下行文或函件,由党政办公室分类按发文顺序在《发文登记薄》进行统一编号登记。